Quante volte hai ascoltato questa frase. Magari anche oggi stesso.

«Ti ho mandato un’email»

Come per dire: io quella cosa te l’ho detta! E sì perché nell’epoca delle tante (troppe) email, la posta elettronica ha sostituito di fatto la raccomandata (senza ricevuta di ritorno). È un modo per proteggersi dai classici equivoci del colloquio “faccia a faccia”, che in assenza di testimoni può diventare tutto e il contrario di tutto. Scripta manent, dicevano i latini.

Rispetto ai social network, l’email è una comunicazione molto più unidirezionale. Si danno informazioni, suggerimenti, indicazioni. Ma anche ordini di servizio. Al collega o destinatario non resta che cautelarsi rispondendo, possibilmente in tempi non giurassici. A volte, in maniera assurda, si discutono comportamenti al limite della privacy: «Perché non hai letto l’email, anche se avevi 40 di febbre??».

La telefonata? Anche lei sta passando un po’ di moda (al di là dei costi e della diffusione di canali gratuiti come Skype o come le messaggerie alla WhatsApp). Unico caso in cui il telefono trionfa sempre è il gossip: spettegolare a viva voce dà sempre un gusto maggiore (e non restano tracce!).

Processare le email

L’email è comunque una schiavitù dei nostri tempi, anche perché si mandano email per qualsiasi cosa, anche al vicino di scrivania o al cliente che sentiremo al telefono tra 20 minuti (peggio che mai a mogli, mariti e figli!!). Siamo sommersi dalle nostre caselle “inbox”, verso le quali scattiamo come centometristi ogni qualvolta il nostro smartphone ci avvisa che qualcuno ci ha appena intasato la posta.

In tutti i manuali di coaching e di gestione del tempo si invita il lettore a “processare subito”, ovvero a smaltire con regolarità le email per non accumulare e procrastinare attività a volte molto importanti. Ma se diventano un’ossessione, le email risultano una distrazione che impedisce alla nostra concentrazione di portare a termine un’attività.

Un consiglio? Recintale in precisi intervalli di tempo. Guarda la tua inbox 4 volte al giorno: mattina presto, prima di pranzo, primo pomeriggio e in chiusura di giornata lavorativa. A seconda del mestiere che fai, puoi eccezionalmente darci un’occhiata di sera (ma non subito prima di andare a letto: ti porterai nel sonno l’energia sovraccarica di fatti che potrai rimandare al mattino dopo).

Email e linguaggio del corpo

In quasi tutte le organizzazioni e aziende le email hanno sostituito il colloquio dal vivo. È un modo per deresponsabilizzarsi, per delegare rispetto al fastidio di dover gestire una comunicazione tripartitica:

- verbale (parole)
- non verbale (gestualità e mimica facciale)
- paraverbale (tonalità della voce)

In verità l’email è un po’ più faticosa perché scrivere è più complesso che parlare (e leggere impegna più che ascoltare).

Ciò che ti consiglio – e questo fa parte del mio lavoro di consulente e coach – è di allenarti nella scrittura efficace di un’email. A cominciare dall’oggetto, che è fon-da-men-ta-le. Come il titolo per un articolo di giornale: se è interessante e persuasivo, verrà letto. Se invece è noioso e incolore (o strillato in stile “spamming”) l’email prenderà la strada del cestino. Senza neppure essere aperta.

Starai dicendo: Alessandro, come posso allenarmi a scrivere email efficaci?

In molti modi. Eccone un paio: leggendo i 3 post che ti sottopongo e continuando a seguire questo blog (registrandoti anche alla newsletter gratuita). Nei prossimi giorni, grazie a un restyling nelle sezioni di contenuto, troverai ancora più materiale e spunti per allenare la tua scrittura efficace.

Inizia subito: lasciami un commento sulle tue esperienze con le email.

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