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Come non scrivere una email (semiserio)

Per i prossimi giorni ho in lavorazione un post più corposo che contiene consigli per te su come scrivere un’email, specialmente in chiave marketing.

Ora però, prendendo spunto da svariate email personali e trovate in Rete, ti sottopongo una breve lista di suggerimenti su come non scrivere un’email:

L’oggetto misterioso

Evita come la peste parole generiche che devono essere interpretate dal destinatario. Nell’oggetto di un’email, singoli termini come

  • consiglio
  • aiuto!
  • dubbio
  • contatto
  • brochure
  • progetto

non sono immediatamente comprensivi e potrebbero far saltare i nervi al nostro interlocutore. Meglio un oggetto che contenga la sintesi del tuo messaggio:

  • Progetto: una prima tranche da approvare

Effetto muro di piombo

Come per le pagine web, l’email prima di essere letta viene guardata nel suo insieme. Se mandi una posta elettronica fitta e compatta dal punto di vista visivo (una muraglia di parole, senza spazi, paragrafi ed elenchi puntati) dall’altra parte cosa pensi che succederà? Evita di farti prendere dall’effetto “seduta psicanalitica”, a meno che non si tratti di un amico che ti vuole veramente bene… Spazia, vai a capo, dai respiro ai tuoi pensieri.

Grammatica o abbecedario?

Un’email co tanti re-fusi non è ffastidiosa? Capisco la fretta, spesso si scrive sotto pressione. Ma non è solo una questione di errori di battitura (anche se il cuore da correttore di bozze ha leggermente aumentato la sua andatura…). L’email comunica il tuo modo di essere, lo stato in cui ti trovi. Al telefono lo strafalcione non lascerà tracce, sul video di un pc un verbo sgrammaticato farà dilatare le palpebre per diversi secondi.

Parli come badi!

Nella comunicazione scritta non si sente direttamente l’aspetto paraverbale. Ovvero le modalità con cui usi la tua voce. Allora il bravo comunicatore apre la cassetta degli attrezzi e tira fuori il necessario per arricchire il suo linguaggio. Parlo di grassetti, corsivi, sottolineati, colori, emoticon e tutto il resto.  Ma le esagerazioni possono peggiorare l’effetto finale: non è necessario che sottolinei una frase a ogni piè sospinto, né che metti in neretto tutte le parole chiave di ogni passaggio. Idem con patate per l’uso dei colori: alcune email evocano la parlata da Arlecchino servitore di due padroni.

Scrivere un’email: conclusioni

In ogni caso, il mio consiglio è quello di aumentare l’attenzione al momento della rilettura. E sì perché l’email va riletta, in certi casi stampata e riguardata con cura. Tira le briglie alla frenesia del tasto “Invia”…. 😉

Un piccolo trucco? Il destinatario inseriscilo solo dopo aver scritto tutto per bene, riletto un paio di volte e corretto eventuali refusi e ripetizioni. Dopodiché vai col “Send”.

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